Not-for-profit

Im Rahmen der Revision des Geldwäschereigesetzes, die am 1. Januar 2023 in Kraft getreten ist, hat der Schweizer Gesetzgeber beschlossen, das Vereinsrecht zu ändern, um dessen Transparenz zu verbessern. Den Vereinen bleibt eine Übergangsfrist bis zum 30. Juni 2024, um zu prüfen, ob und inwiefern Handlungsbedarf besteht.

Die Revision des Gesellschaftsrechts, die ebenfalls am 1. Januar 2023 in Kraft getreten ist, hat sich auch auf das Vereinsrecht ausgewirkt, indem neue Regeln für Insolvenz und Überschuldung eingeführt und die Verfahren für die Durchführung von Hauptversammlungen flexibler gestaltet wurden.

Das Vereinsrecht wurde durch die Änderungen des Geldwäschereigesetzes und diejenigen des Zivilgesetzbuches sowie durch die Revision des Gesellschaftsrechts im Obligationenrecht beeinflusst. Ziel dieses Artikels ist es, einen Überblick über die wichtigsten gesetzgeberischen Entwicklungen zu geben und deren Auswirkungen auf die Vereine aufzuzeigen.

1. Pflicht zur Eintragung in das Handelsregister

1.1  Welche Vereine sind von den neuen Regelungen betroffen?

Gemäss den Artikeln 60 ff. des Zivilgesetzbuches (ZGB) erwirbt ein Verein unabhängig von seiner Eintragung in das Handelsregister Rechtspersönlichkeit; die Eintragung hat deklaratorischen Charakter.

Bis vor kurzem mussten sich nur Vereine mit einer gewerblichen Tätigkeit oder ab einer bestimmten Grösse (Bilanzsumme von mindestens CHF 10 Mio., Umsatz von mindestens CHF 20 Mio. oder 50 Vollzeitstellen) im Handelsregister eintragen lassen. Somit war nur eine Minderheit von Vereinen betroffen.

Seit dem 1. Januar 2023 wird die Eintragungspflicht auf alle Vereine ausgedehnt, die hauptsächlich Vermögenswerte im Ausland direkt oder indirekt sammeln oder verteilen, die für karitative, religiöse, kulturelle, erzieherische oder soziale Zwecke bestimmt sind [1].

Dieses Kriterium entspricht der FATF-Definition einer nicht gewinnorientierten Organisation. In seiner Botschaft zur Änderung des Geldwäschereigesetzes präzisiert der Bundesrat, dass bestimmte Kategorien von Vereinen, wie Sport-, Freizeit-, Selbsthilfe- oder Wirtschaftsvereine (Berufs-, Arbeitgeber- oder Angestelltenvereine), nicht unter diese Definition fallen. Folglich scheinen diese Vereine a priori nicht der neuen Handelsregistereintragungspflicht zu unterliegen. Der Anwendungsbereich muss jedoch noch geklärt werden. So bleibt beispielsweise die Situation eines Sportvereins, der einen Bildungszweck verfolgt, unklar.

Zur Sammlung von Vermögenswerten gehören Beiträge, die in erster Linie zur Unterstützung eines Vereins bestimmt sind, unabhängig davon, ob sie ersucht werden oder nicht. Mitgliederbeiträge der Vereinsmitglieder, staatliche Subventionen, Einkünfte aus Aktivitäten, Sponsorenleistungen und Beiträge, die eine Gegenleistung des Vereins betreffen, fallen jedoch nicht unter die Definition der Sammlung von Vermögenswerten. Die Verteilung von Vermögenswerten bezieht sich auf unentgeltliche Beiträge des Vereins zur Unterstützung eines Begünstigten, einschliesslich Naturalien und Dienstleistungen, die aus den Mitteln des Vereins finanziert werden.

Eine Sammlung oder Verteilung wird als Haupttätigkeit des Vereins angesehen, wenn sie einen wesentlichen Teil der Mittel betrifft. Was das Kriterium des internationalen Transfers betrifft, so reicht es aus, wenn die Mittel durch ein anderes Land fliessen.

Bestimmte Vereine werden wegen des Geldwäscherisikos, das sich aus ihren internationalen Aktivitäten ergibt, ins Visier genommen. Das Gesetz sieht jedoch vor, dass diese neue Eintragungspflicht nicht für Vereine gilt, wenn sie aufgrund von Höhe, Herkunft, Ziel oder Verwendungszweck der gesammelten oder verteilten Vermögenswerte einem geringen Risiko des Missbrauchs für Geldwäscherei oder Terrorismusfinanzierung ausgesetzt sind[2].

1.2  Befreiung von der Pflicht zur Eintragung in das Handelsregister

Bestimmte Vereine können unter drei kumulativen Bedingungen von der Pflicht zur Eintragung in das Handelsregister befreit werden[3]:

• der jährliche Betrag der gesammelten oder verteilten Vermögenswerte hat in den letzten zwei Geschäftsjahren CHF 100’000 nicht überschritten;
• die Gelder durch einen Finanzintermediär im Sinne des Geldwäschereigesetzes vertrieben werden; und
• der Verein hat einen Vertreter mit Wohnsitz in der Schweiz.

Lokale Vereine, die keine kommerzielle Tätigkeit ausüben, sind daher von der Eintragungspflicht befreit.

Diese Befreiungsvoraussetzungen gelten nur für Vereine, deren Hauptzweck darin besteht, im Ausland Vermögenswerte für karitative, religiöse, kulturelle, erzieherische oder soziale Zwecke zu sammeln oder zu verteilen[4]. Sie gelten daher nicht für Vereine, die in kommerzieller Form tätig sind oder einer Finanzprüfung unterliegen, die in jedem Fall in das Handelsregister eingetragen werden müssen.

1.3 Wie melde ich mich beim Handelsregister an?

Eintragungspflichtige Vereine müssen den Antrag auf Eintragung zusammen mit den unterschriebenen Originalbelegen beim Handelsregister ihres Sitzes[5] einreichen.

Zu den erforderlichen Dokumenten gehören das Protokoll der Vereinsversammlung und die Statuten. In der Praxis haben Vereine, die bereits seit vielen Jahren bestehen, oft keinen Zugang mehr zu den unterzeichneten Gründungsdokumenten im Original. In solchen Fällen ist es ratsam, eine Vereinsversammlung abzuhalten, um die Statuten und die Zusammensetzung des Vorstandes zu bestätigen. Das Protokoll dieser Versammlung kann dann dem Handelsregister als Teil der Eintragungsakte vorgelegt werden.

Das Eintragungsdossier kann auf dem Postweg oder elektronisch übermittelt werden. Bei Übersendung per Post müssen das Antragsformular und die Begleitdokumente eine handschriftliche Originalunterschrift aufweisen.

Elektronische Eingaben müssen bestimmte Verfahren einhalten; sie müssen über eine elektronische Einschreibeplattform (PrivaSphere oder IncaMail) erfolgen und eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem Bundesgesetz über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur und anderer Anwendungen digitaler Zertifikate (ZertES) enthalten. Eine Datei, die Scans von manuell signierten Dokumenten enthält, ist also nicht gültig.

Die Verpflichtung zur Eintragung in das Handelsregister bringt weitere Folgepflichten mit sich, die unter den folgenden Punkten aufgeführt sind.

2. Ernennung eines Vertreters mit Wohnsitz in der Schweiz

Alle Vereine, die der Eintragung ins Handelsregister unterliegen, müssen einen Vertreter mit Wohnsitz in der Schweiz[6] ernennen. Diese Vertretungspflicht ist erfüllt, wenn (i) eine einzelzeichnungsberechtigte Person ihren Wohnsitz in der Schweiz hat oder (ii) zwei kollektivzeichnungsberechtigte Personen ihren Wohnsitz in der Schweiz haben. Diese Personen müssen nicht Mitglieder des Vereinsvorstandes sein.      

Vereine, die nicht der Eintragungspflicht ins Handelsregister unterliegen und keinen Vertreter mit Wohnsitz in der Schweiz haben, müssen eine schriftliche Erklärung vorlegen, dass der Verein nicht zur Eintragung verpflichtet ist[7]. Diese Erklärung muss von einem Mitglied des Vorstandes unterzeichnet sein. Das Eidgenössische Amt für das Handelsregister (EHRA) hat ein Standardformular ausgearbeitet, das z.B. vom Handelsregister Zürich[8] übernommen wurde.

3. Erstellung eines Mitgliederverzeichnisses

Um die Transparenz zu fördern, muss jeder Verein, der zur Eintragung ins Handelsregister verpflichtet ist, auch eine Liste seiner Mitglieder mit Namen, Vornamen (oder Firmennamen) und Adresse[9] führen. Diese Liste muss in der Schweiz jederzeit einsehbar sein und während mindestens 5 Jahren nach der Streichung eines Mitglieds aus dem Verzeichnis aufbewahrt werden[10].

4. Verpflichtung zur Buchführung

Aufgrund der Verpflichtung zur Eintragung in das Handelsregister sind Vereine verpflichtet, Bücher zu führen und Abschlüsse nach den Regeln der kaufmännischen Buchführung vorzulegen, ebenso wie Unternehmen[11]. Für andere Vereine reicht eine einfache Buchführung über Einnahmen, Ausgaben, Aktiva und Passiva aus.

5. Zahlungsunfähigkeit und Überschuldung

Artikel 69d ZGB verweist auf die Bestimmungen des Aktienrechts zur drohenden Zahlungsunfähigkeit und Überschuldung von Vereinen, die der Pflicht zur Eintragung in das Handelsregister unterliegen.

Dazu gehören die Pflicht zum unverzüglichen Handeln bei drohender Zahlungsunfähigkeit[12], die neuen Regeln und Ausnahmen von der Benachrichtigung des Richters bei Überschuldung[13], die Abschaffung der Stundung des Konkurses zugunsten einer vorläufigen Schuldensanierung[14] und die Regeln zur Aufwertung von Grundstücken und Beteiligungen[15].

Mit diesen neuen Vorschriften wird die Verantwortung des Vereinsvorstandes gegenüber den Gläubigern erheblich gestärkt. Der Vorstand ist verpflichtet, die Zahlungsfähigkeit des Vereins zu überwachen und im Falle einer drohenden Zahlungsunfähigkeit rasch zu handeln, indem er auch Sanierungsmassnahmen in Betracht zieht.

Im Falle einer Überschuldung ist der Vorstand verpflichtet, das Gericht zu benachrichtigen, es sei denn, dass (i) eine ausreichende Nachrangigkeit der Forderungen, die auch die Zinsen umfasst, gegeben ist, oder (ii) solange die begründete Aussicht besteht, dass die Überschuldung innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens jedoch 90 Tage nach Vorlage des geprüften Zwischenabschlusses, behoben werden kann und die Forderungen der Gläubiger nicht stärker gefährdet sind.

6. Sanktionen bei Nichteinhaltung

Die folgenden Massnahmen müssen ergriffen werden, um bis zum 30. Juni 2024 die Anforderungen zu erfüllen:

• Prüfen Sie, ob der Verein von der Pflicht zur Eintragung in das Handelsregister betroffen ist und wenn ja;
• Beantragen Sie die Eintragung in das Handelsregister;
• Ernennung eines Vertreters in der Schweiz;
• Stellen Sie eine Liste der Mitglieder auf.

Zunächst werden die Vereine, die bis zum 30. Juni 2024 keinen Antrag auf Eintragung gestellt haben, aufgefordert, die Eintragung zu beantragen. Erfolgt bis dahin keine Rückmeldung, wird die Handelsregisterbehörde das Eintragungsverfahren direkt einleiten. Die Handelsregisterbehörde ist jedoch nicht verpflichtet, aktiv nach eintragungspflichtigen Vereinen zu suchen. Es liegt daher in der Verantwortung der Vereine, die Eintragung rechtzeitig zu beantragen.

Die vorsätzliche Nichteinhaltung der Pflicht zur Eintragung eines Vereins stellt eine Straftat dar, die mit einer Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren oder einer Geldstrafe geahndet wird[16]. Zweck dieser Bestimmung ist es, die Richtigkeit der im Handelsregister eingetragenen Angaben und das Vertrauen der Öffentlichkeit zu wahren, indem insbesondere das Verschweigen von eintragungspflichtigen Angaben bestraft wird. Sie erfasst sowohl Fälle, in denen der Täter eine unvollständige Eintragung vornimmt, als auch solche, in denen er es unterlässt, eine Pflichteintragung zu beantragen.

Das Inkrafttreten des neuen Vereinsrechts wird von strafrechtlichen Massnahmen begleitet, die darauf abzielen, mit einer Busse zu bestrafen, wer den Verpflichtungen zur Führung einer Mitgliederliste und zur Bestellung eines Vertreters in der Schweiz[17] nicht nachkommt. Bei organisatorischen Mängeln (d.h. insbesondere bei Fehlen eines Vertreters mit Sitz in der Schweiz oder bei Fehlen einer Mitgliederliste) kann ein Mitglied oder ein Gläubiger beim Gericht beantragen, dass die notwendigen Massnahmen zur Behebung des Mangels getroffen werden[18].

7. Exkurs: Hauptversammlungen flexibler gestalten

Im digitalen Zeitalter macht das neue Aktienrecht, das analog gilt, das Versammlungsverfahren für alle Vereine flexibler. Hauptversammlungen können nun persönlich (an einem einzigen Ort oder an mehreren Orten, in der Schweiz oder im Ausland), virtuell oder in einem gemischten Format abgehalten werden.

Versammlungen im Ausland: Hauptversammlungen können im Ausland durchgeführt werden, wenn die Statuten dies vorsehen und in der Einberufung ein unabhängiger Vertreter bezeichnet wird. Auf die Bezeichnung eines unabhängigen Vertreters kann verzichtet werden, wenn alle Mitglieder damit einverstanden sind[19].

Virtuelle Hauptversammlungen: Virtuelle Hauptversammlungen sind zulässig, wenn die Statuten dies vorsehen und wenn in der Einberufung ein unabhängiger Vertreter bezeichnet wird. Auf die Bezeichnung eines unabhängigen Vertreters kann in den Statuten verzichtet werden[20].

Einsatz elektronischer Mittel: Der Einsatz elektronischer Mittel ist nun zulässig. Unabhängig davon, ob die Hauptversammlung virtuell oder elektronisch abgehalten wird, müssen Massnahmen ergriffen werden, welche die Identifizierung der Teilnehmer, die unmittelbare Übertragung der Voten, die aktive Teilnahme an den Diskussionen und den Schutz vor Verfälschungen der Abstimmungen gewährleisten[21]. Treten während der Hauptversammlung technische Probleme auf, sodass die Hauptversammlung nicht ordnungsgemäss durchgeführt werden kann, so muss sie wiederholt werden[22].

8. Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die jüngsten Gesetzesrevisionen die klare Absicht des Schweizer Gesetzgebers zeigen, die Transparenz von Vereinen zu erhöhen. Das neue Gesetz nimmt wesentliche Änderungen in dieser Richtung vor und verpflichtet die Vereine, die neuen Vorschriften einzuhalten und bis zum 30. Juni 2024 vollständige Registrierungsdossiers zur Einreichung bei der zuständigen Handelsregisterbehörde zu erstellen.

Es kann jedoch noch eine gewisse Unsicherheit hinsichtlich des genauen Umfangs der Vereine bestehen, die der Pflicht zur Eintragung in das Handelsregister unterliegen. Dies gilt insbesondere für Vereine, die in mehreren Bereichen tätig sind (z. B. sowohl im Bildungswesen als auch im Sport), da ihre gemischten Tätigkeiten in einer rechtlichen Grauzone liegen, ohne dass klar ist, ob die neuen Verpflichtungen auf sie anzuwenden sind oder nicht. Diese Frage bleibt offen und muss noch geklärt werden. Auf jeden Fall sollten die Vereine wachsam bleiben und regelmässig prüfen, ob sie der Pflicht zur Eintragung in das Handelsregister unterliegen (insbesondere wenn eine der Voraussetzungen für die Befreiung nicht mehr erfüllt ist).

 

[1] Art. 61 Abs. 2 Ziff. 3 Zivilgesetzbuch (ZGB)
[2] Art. 61 Abs. 2ter ZGB
[3] Art. 90 Abs. 2 Handelsregisterverordnung (HRegV)
[4] Art. 90 Abs. 1 lit. c HRegV
[5] Art. 929 Obligationenrecht (OR); Art. 16, 17, 18, 20, 21, 90a und 92 OR
[6] Art. 69 Abs. 2 ZGB
[7] Art. 90a Abs. 4 HRegV
[8] Link: Formular Erklärung Vereinsnatur (zh.ch)
[9] Art. 61a Abs. 1 ZGB
[10] Art. 61a Abs. 2 und 3 ZGB
[11] Art. 957 Abs. 2 Ziff. 2 OR a contrario
[12] Art. 725 OR
[13] Art. 725b OR
[14] Art. 725 Abs. 2 in fine OR
[15] Art. 725c OR
[16] Art. 153 Schweizerisches Strafgesetzbuch (StGB)
[17] Art. 327b StGB
[18] Art. 69c ZGB
[19] Art. 701b OR
[20] Art. 701d OR
[21] Art. 701e OR
[22] Art. 701f OR