Kriisivalmius ja liiketoimintakriittiset sopimukset Koronan aikoina

Koronaviruksen (Covid-19) leviäminen jatkuu ja tilanne aiheuttaa lisääntyvässä määrin kysymyksiä kaupallisten ja juridisten riskien käsittelystä.

Yrityksen kriisivalmius

Tarkista yrityksen rutiinit ja varautumissuunnitelmat, ja tee riskianalyysi vielä suuremman viruspuhkeaman varalta. Vakuutuksia, terveyttä ja turvallisuutta koskevat sopimukset, menettelytavat ja muut niihin liittyvät asiakirjat sekä yhtiön kaupalliset sopimukset tulisi tarkistaa, jotta voidaan arvioida ne erityiset riskit, jotka liittyvät yrityksen kykyyn ylläpitää toimintaansa mahdollisessa kriisitilanteessa. Mikäli yrityksen toiminnassa on osia, jotka vaikuttavat olevan erityisen haavoittuvaisia, kiinnitetään niihin erityistä huomiota. Yrityksen taloudelliset edellytykset toimitus- tai tilaushäiriöissä on myös otettava huomioon. Yrityksen vakuuttaminen tappioilta luottovakuutuksilla, siinä suhteessa, kun se on mahdollista, voi olla tapa suojata yritystä levottomina aikoina.

Liiketoimintakriittiset sopimukset ja force majeure -lausekkeet

Ylivoimaisella esteellä (force majeure) tarkoitetaan tilannetta, jossa sopimusosapuoli ei voi täyttää sopimusvelvoitettaan johtuen ulkopuolisesta odottamattomasta ja poikkeuksellisesta syystä. Yleisesti on katsottu, että tapahtuman on pitänyt olla osapuolen vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja ettei sitä ole ollut mahdollista ennakoida. Esimerkki tapauksesta, jolloin näin on katsottu, on Islannissa vuonna 2010 tapahtuneen Eyjafjallajökull- tulivuoren tulivuorenpurkauksen seuraukset. Jos jo sopimusta tehtäessä tiedetään, että koronaviruksen seurauksena ei pystytä toimimaan sopimuksen edellyttämällä tavalla ei voida pääsääntöisesti vedota ylivoimaiseen esteeseen, sillä olosuhteet olivat tällöin ennakoitavissa.

Usein liiketoimintakriittisiin sopimuksiin on otettu määräyksiä, joilla on täsmennetty tai laajennettu lainsäädännön ja oikeuskäytännön määrittämää force majeure -tulkintaa. Suosittelemme tarkistamaan yhtiön tärkeimmät kaupalliset sopimukset sekä toimittajien että asiakkaiden kanssa sekä mahdollisten force majeure -lausekkeiden muotoilun.

Sitä muodostaako koronavirus ylivoimaisen esteen, on arvioitava erikseen tapauskohtaisesti lainsäädännön ja sopimusten valossa. Erityisesti tulee kiinnittää huomiota siihen, onko koronavirus tosiasiallisesti estänyt osapuolta täyttämästä sopimusvelvoitteitaan. Ylivoimaiseen esteeseen vetoavan osapuolen on kyettävä näyttämään, että tilanne todella täyttää sopimuksessa asetetut ylivoimaista estettä koskevat vaatimukset. Tämän vuoksi on tärkeää kirjallisesti dokumentoida kaikki osapuolten välillä tapahtuva kirjeenvaihto. Viranomaisten, kuten esimerkiksi Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen tai Ulkoministeriön, suosituksista on tärkeää pysyä ajan tasalla myös todisteluun liittyvistä syistä, mutta myös muuten pyrkiä seuraamaan niin hyvin kuin on mahdollista. Median raportointia koronaviruksen leviämisestä voi myös olla hyvä seurata. Kyseisellä raportoinnillakin voi mahdollisessa tulevassa riidassa olla käyttöä todistusaineistona.

Osapuolen, joka katsoo, että on olemassa ylivoimainen este, joka estää sopimuksen täyttämisen, on välittömästi ilmoitettava asiasta vastapuolelleen kyseiseen sopimukseen sisältyvien ilmoitusmääräysten mukaisesti. Jos mitään tiettyä tapaa ilmoituksen tekemiseen ei ole sopimuksessa määritelty, suositellaan ilmoittamaan asiasta normaalille yhteyshenkilölle, mutta myös että vastaavat tiedot lähetetään yrityksen toimitusjohtajalle tai muulle yrityksessä vastaavassa asemassa olevalle henkilölle.

Jatkuvien tilannearvioiden tekeminen on tärkeää, ja näiden perusteella toimiminen niin pian kuin on mahdollista, jos katsotaan/epäillään että ylivoimainen este on käsillä. Mikäli asiakas tai toimittaja ilmoittaa teille vaikeuksista sopimuksenne täyttämisessä ylivoimaisen esteen takia, tulee teidän lisäksi arvioida, miten tämä tulee vaikuttamaan mahdollisuuksiinne täyttää muita sopimuksianne ja mitkä mahdollisuudet teillä on soveltaa force majeure -säännöstä näiden sopimusten kohdalla.

On myös otettava huomioon, että kyseisiä force majeure -tilanteita voidaan arvioida eri tavoin eri maissa.

Kun uusia sopimuksia lähitulevaisuudessa tehdään, on hyvä kiinnittää erityistä huomiota force majeure -lausekkeiden suunnitteluun ja siihen, miten ne voivat aktualisoitua kriisitilanteissa kuten nyt käsillä olevassa epidemiassa.

Jos teillä on korona-aiheisia kysymyksiä liittyen sopimuksiinne tai tarvitsette muuta sopimusoikeudellista asiantuntemusta, pyydämme teitä olemaan yhteydessä asiantuntijoihimme: sopimukset - Johan Wesander, työoikeudelliset asiat - Timo Jarmas ja Sanna Soukko.